A Adecco, empresa especialista em Recursos Humanos e Outsourcing, lançou as cinco dicas rápidas para organizar o seu tempo no trabalho. Aprender a ser organizado é uma habilidade e, como tal, é possível melhorar. A prática ajuda a selecionar as atividades urgentes, importantes e triviais para dar a cada uma, o tempo e a prioridade que merecem.
A Adecco, especialista em recursos humanos, aconselha-o a gerir o tempo, a ter bem ciente o tempo que leva para realizar cada tarefa do seu dia-a-dia, o número de atividades ou tarefas que é capaz de realizar diariamente, assumir a responsabilidade pelo que realmente importa, dizer não quando necessário, delegar ou estabelecer limites e, claro, pedir ajuda quando precisar.
- Identifique no que investe o seu tempo diariamente
Analise o que faz diariamente no seu trabalho. Se necessário, escreva no papel as tarefas que desenvolve e o tempo investido para concluí-las. Existem aplicações de gestão do tempo que ajudam neste cálculo de tempo de forma mais analítica, quer para smartphone quer para computador e que podem ser uma boa ajuda. Poderá igualmente usar uma folha excel para esse registo que dará uma ideia do que faz todos os dias.
- Concentre-se e não se distraia
Faça apenas uma coisa de cada vez mas termine-a. A execução multitarefa é boa para máquinas, mas o nosso cérebro precisa concentrar-se apenas numa coisa de cada vez para ser o mais produtivo possível. Por exemplo, se precisa de escrever um texto, tente não atender o telefone ou distrair-se com os e-mails. Recuperar a concentração inicial para continuar com a escrita custará um tempo muito valioso. No trabalho como no estudo, é importante marcar as horas. Por exemplo, das 9h às 10h, olhe para o e-mail e responda a e-mails; das 11h às 12h estude ou escreva relatórios… Desta forma, tem o tempo organizado e será possível realizar tudo a que se propõe evitando distrações indesejáveis
- A agenda é sua amiga
Seja digital ou em papel, manter uma agenda atualizada ajuda a organizar o tempo de forma eficaz. Planeie os seus dias com os detalhes possíveis, com horas de realização de tarefas e reuniões fazíveis e cumpra. O importante é obter o melhor desempenho possível do seu tempo. Ter e manter uma agenda com as tarefas a curto, médio e longo prazo, reuniões e prazos de entrega, permite que tenha o pipeline de tarefas atualizado e cumprido e cruzá-lo com objetivos e com a sua própria agenda pessoal.
- Identifique o que é urgente e o que é importante
Na maioria das vezes, o urgente não é importante. O nosso dia-a-dia pode estar cheio de “emergências” que não nos ajudam em nada. Deve tentar identificar o que é realmente importante para poder dar prioridade ao que merece. Não perca tempo com banalidades.
- Reveja os seus planos
Não basta escrever as coisas na agenda. É altamente recomendável que dê uma vista de olhos semanal para fazer o balanço do que foi feito e do que poderá futuramente ser evitado para ser mais eficiente. Igualmente poderá rever sempre o tempo despendido para cada tarefa e melhorá-los.
Depois de aprender a organizar o seu tempo no trabalho terá seguramente cumprido os seus objetivos diários e poderá realizar melhor as suas tarefas pessoais e familiares com a dedicação que merecem e melhor definir o seu propósito de vida. Realizar um planeamento diário permitirá a identificação do que realmente deseja fazer. Pode assim definir metas para cumprir as suas aspirações.