24h não chegam para realizar as suas tarefas?!
Se está entre as pessoas que diz recorrentemente que o seu dia precisaria de ter 48h para realizar tudo o que tem planeado, este artigo é para si. Pare cinco minutos para ler o que a Adecco Portugal recomenda e sugere ao nível de ferramentas digitais que podem ajudar a organizar melhor o seu tempo, listar tarefas e ser mais produtivo. Se conseguir colocar tudo em prática numa clássica agenda de papel numa folha de Excell, ou post-its, é igualmente válido. O método de organização é individual, mas há regras universais para chegar ao fim do dia de trabalho com o sentimento de que produziu o que estava planeado e que deixa o tempo necessário para se dedicar a outras atividades que preenchem a vida pessoal. Com o desconfinamento a permitir a reentrada de alguma normalidade no dia a dia, é hora de cuidar da saúde mental.
Depois de mais de um ano de pandemia e do mais longo confinamento que foi imposto aos portugueses no início de 2021, são conhecidos os impactos na saúde mental. Regressar a uma certa normalidade, ainda que com restrições, significa que serão progressivamente permitidas atividades a que a população não teve acesso durante meses. Pode ir ter com amigos, com família, frequentar ginásio, entre tantas outras de que todos nos privámos.
O trabalho, que foi amiúde misturado com a vida pessoal neste período, terá que progressivamente ocupar o horário estipulado. E esse pode ser um desafio, pois, embora positiva e muito desejada, é mais uma mudança, desta feita na rotina do confinamento. É altura de pôr ordem no dia e não culpar as lideranças por ter trabalho a mais para um horário normal. Primeiro, tem que ser o próprio indivíduo a validar se esse é o caso. Organizar-se por escrito é salutar antes de mais para a produtividade no trabalho, permitindo-lhe simultaneamente libertar o tempo para atividades lúdicas essenciais ao seu bem-estar
A Adecco Portugal propõe-lhe 4 técnicas poderosas para aumentar a sua produtividade neste período do pós-confinamento. Mesmo que lhe pareça muito simples, faça a check-list das sugestões com honestidade e comece já a aumentar a sua produtividade e a ganhar tempo para a sua vida pessoal!
4 TÉCNICAS PARA AUMENTAR A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO
#1 Criar uma lista de tarefas todos os dias – Esta é uma forma muito simples de aumentar a sua produtividade e assegurar que tem todos os assuntos pendentes controlados. No final de cada dia, faça uma lista de tarefas importantes para o dia seguinte. Concentre-se na realização de cada tarefa, uma a uma, e se não terminou nenhuma delas, adicione-as à lista do dia seguinte. Pode dividir as tarefas por secções, por exemplo: chamadas importantes, e-mails, reuniões, entregas de projetos e muito mais. Tente manter uma lista de afazeres durante um mês inteiro, e verá a mudança nos seus níveis de produtividade sem qualquer dúvida!
#2 Fazer menos para cumprir mais – Se todos os dias tentar terminar 30 tarefas e nunca o conseguir fazer, talvez deva ser um pouco mais realista. Tente escrever na sua lista diária apenas as tarefas que será capaz de realizar num dia de trabalho. Tentar fazer demasiado pode significar que nunca se atinjam os objetivos. Se desenvolver o hábito de ser mais honesto com os seus objetivos a cada dia, conseguirá muito mais!
#3 Deixe de fazer multitasking – O multitasking é a prática de multitarefa, ou alternância constante entre tarefas e é bastante comum em ambientes profissionais. A desvantagem é que reduz a produtividade em até 40% e pode prejudicar a sua concentração a longo prazo. Em vez de multitarefas, concentre-se numa tarefa de cada vez. Se novas tarefas chegarem até si durante o dia, deverá designar uma hora específica no seu dia para as atender, e não interromper as suas tarefas atuais de vez em quando. Não adianta dizer que esta é uma característica feminina, pois há um dado incontornável: sempre que deixa uma tarefa a meio para cumprir outra, necessariamente vai ter que perder tempo mental para ‘agarrar’ o raciocínio onde o deixou.
#4 Aprenda a priorizar – Para não se “atropelar” com as urgências que surgem invariavelmente no quotidiano, parta sempre do princípio que o seu tempo é sempre distribuído entre tarefas importantes, urgentes e prioritárias. Esta confusão pode transformar todas as suas atividades importantes em urgentes, o que é um passo para a abordagem pouca organizada das tarefas e uma escalada de ansiedade. A dica para que tudo não se transforme em urgente é priorizar aquilo que é importante, procurando reduzir a incidência de eventos no dia a dia. Aborde a tarefa ou o projeto de forma racional e veja, por exemplo, o prazo de execução ou entrega. Avalie, de acordo com a sua experiência, quanto tempo lhe irá ocupar e se interferir com a listagem do dia, faça como em #1: passe os pendentes para o dia seguinte. Isto tem que ser um exercício constante na vida profissional.
#5 Elimine distrações – Hoje em dia, é difícil ignorar o telemóvel ou as redes sociais durante todo o dia, especialmente se se encontrar em teletrabalho. Mas, para atingir novos níveis de produtividade no trabalho, é importante pôr fim às distrações. Para tal, coloque o seu telemóvel em silêncio, desligue as notificações não urgentes, e deixe o seu telefone fora de vista numa bolsa ou gaveta de secretária. Outra forma eficaz de evitar distrações com o telemóvel é permitir-se usá-lo apenas durante certos períodos do dia de trabalho, como durante o almoço. Claro que não é alternativa abrir as aplicações em desktop, pois o grau de dispersão que provoca é igual.
4 FERRAMENTAS PARA PASSAR À AÇÃO
#1 Google keep – É muito conhecido com um repositório útil para guardar informações rápidas como ideias, listas, recados, números de telefone e endereços, esteja onde estiver e um excelente substituto digital do clássico post-it para anotar recados, ideias ou tarefas que podem ser introduzidos na sua lista diária de atividades no trabalho e dispõe da função de compartilhamento. Basta ter um gmail e a sincronização é automática em todos os dispositivos.
#2 Trello – Funciona muito bem como uma ferramenta para organizar projetos em lista, ao trabalhar com o conceito de boards, lists, e cards, que podem ser configurados de acordo com o tipo de projeto (não só profissional, mas também pessoal). Pode usar o Trello, por exemplo, para definir as suas metas e configurar com detalhe o caminho que precisa de fazer para as concretizar, o que é ótimo para prever todo o tempo que irá dispensar em cada projeto. A sincronização da informação é automática em todos os dispositivos.
#3 Nirvana – O Nirvana foi criado especialmente para pessoas que procuram implementar a metodologia GTD™ (Getting Things Done), criada por David Allen. O GTD é um método de organização que parte do princípio que é necessário tirar da mente as informações (ideias, lembretes e tarefas) e registá-las em algum lugar seguro. Assim, a sua mente fica livre do trabalho de se lembrar de tudo que precisa ser feito, conseguindo concentrar-se na execução de uma tarefa de cada vez.
Esta ferramenta considera os 5 estágios da produtividade do método GTD são: recolher, processar, organizar, executar e rever.
#4 Asana – Apesar de o Asana ser indicado para as tarefas pessoais, se está num cargo de liderança, o Asana é uma boa ferramenta para organizar o que cada membro da sua equipa tem que fazer. Tem funções interessantes como armazenamento de arquivos dentro das tarefas e também um ambiente único para resgatar por esses arquivos. Sucintamente, permite: divisão por área de trabalho; projetos, tarefas e conversas ilimitadas; até 15 pessoas grátis; agendamento de tarefas recorrentes; upload de Arquivos (Dropbox e Drive); sincronização automática entre dispositivos.
Estas ferramentas são sugestões, mas existem muitas mais ferramentas que o podem ajudar, nomeadamente no seu dispositivo móvel. O importante é mesmo usar para tornar o seu tempo de trabalho o mais produtivo possível.