A Adecco, empresa especialista em Recursos Humanos e Outsourcing, lançou as dicas para ajudá-lo a preparar a sua mensagem de fora do escritório durante o período de ausência mais prolongada, seja por férias, por licença de maternidade, por licença sabática ou doença.
- Antes de mais, verifique internamente qual a política da sua empresa sobre mensagens de ausência temporária. Se não houver uma política que deve seguir à risca, será aconselhável verificar previamente com o seu diretor se pode escrever e colocar a sua mensagem em aprovação com antecedência.
- Não revele demais da sua vida. Seja conciso e direto. Recorde-se que estas mensagens vão chegar a quem conhece e a quem não conhece. Conhecidos, colegas, desconhecidos, spammers e outros poderão ver a sua resposta.
- Adicione informação útil. Os negócios não param nas nossas férias e na nossa ausência. Não existe um botão de Pausa para a vida empresarial. Logo, ajude a resolver os temas, e, sempre que possível, adicione a informação de contacto adicional na sua ausência e de acordo com os temas. E, para garantir que tudo corre bem, coloque essas pessoas a par dos seus temas em curso ou pendentes, para que possam ser mais pro-ativos.
- Conheça o seu público. Pense quem lhe envia mensagens diariamente. E escreva a sua mensagem no estilo apropriado. Se tiver um estilo formal nos seus e-mails diários e durante as horas de trabalho, poderá parecer estranho criar um e-mail informal de ausência do escritório. Mas se quer o seu público como a sua empresa actuarem numa área mais criativa, poderá então preparar uma mensagem mais ligeira e com algum humor comedido.
- Não se esqueça de escrever a mensagem em vários idiomas. Se o seu público habitual for nacional e internacional, redija a sua mensagem em português e também em inglês e outro idioma importante, que poderá ser o castelhano, o francês ou o alemão, entre outros.
- Passe pelo corrector ortográfico. Não corra riscos de ter erros ortográficos, que se repetem sempre durante a sua ausência.
- Aplique a regra de não repetição. E envie somente uma resposta por contacto. Evita irritar quem recebe e também dar “alimento” aos spammers.
- Data de regresso “ficticia”. No regresso de férias, ou de fim-de-semana longo ou até de algum interregno, a caixa de e-mail fica sempre, inevitavelmente ceia. Dê tempo a si próprio para uma boa gestão e inclua no seu Out-of-the-office um período extra para poder limpar a sua caixa e destacar o que realmente pode ser mais urgente e/ou importante, sem perder o dia com telefonemas e a procurar e-mails.
Prepare-se, organize-se e …tenha uma ausência tranquila.