Em geral, os escritórios são geralmente espaços abertos onde estão concentradas as “ilhas” de trabalho ou simplesmente dispostas as mesas de trabalho, entre alguns espaços mais reservados. O facto de estar cercado por outras pessoas, pela normal movimentação de um escritório, com os telefones a tocar, o barulho geral do escritório … propicia a ocorrência de distrações no trabalho, diz a Adecco, e é normal que aconteça.
De acordo com a consultora, essa perda de concentração traduz-se sempre na perda de tempo e na diminuição da produtividade. Existem trabalhadores que se distraem com “o voo de uma mosca”, outros que se concentram mais facilmente, mas seja o que for, é impossível que alguém se concentre cem por cento o tempo todo durante toda a jornada de trabalho. De facto, há momentos em que evitar distrações no trabalho é um desafio. Contudo, o importante é ser capaz de se concentrar nas tarefas pendentes e não permitir que nada o desvie das mesmas. Os especialistas Adecco prepararam uma lista de dicas que permitem-lhe evitar distrações no trabalho, todas testadas e com resultados bastante satisfatórios.
Sete recomendações para evitar distrações no trabalho:
- Planeie o seu dia
Algumas pessoas concentram-se mais facilmente no início da manhã. Outros atingem o seu pico de produtividade à tarde ou mesmo à noite. Portanto, tendo isto em mente, qual é o seu momento de eficiência? Planeie o dia antes de iniciar uma nova jornada de trabalho usando o seu período mais produtivo. Adicionalmente, recomenda-se que todos os dias, antes de sair do trabalho, planeie o que fará no dia seguinte. Esses 10 minutos que despenderá a adicionar os temas à sua lista de tarefas podem ajudar bastante na concentração.
Se priorizar as questões e agendar as tarefas mais importantes, as que irão necessitar de maior concentração da sua parte, agende-as para as horas “mais produtivas” do seu dia.
- Aposte na simplicidade
É comum que, de tempos em tempos, adiemos uma tarefa importante e pesada. Tendemos a agir assim pensando que não teremos tempo para fazer tudo o que deveríamos sem poder evitar distrações no trabalho. Contudo, está demonstrado que, quanto mais extensa a tarefa a ser executada, mais difícil é evitar as distrações no trabalho. Dividi-las em partes menores e mais fáceis de concluir pode ajudar-nos a promover a nossa concentração e a alcançar o objetivo final mais cedo do que se pensava anteriormente.
- Não seja multitarefa
Há pessoas que afirmam poder fazer multitarefas facilmente. Saltam de uma tarefa para outra, interrompendo constantemente a sua concentração. Acreditam que assim tiram o máximo proveito de suas capacidades. No entanto, isso está longe de ser verdade. A melhor coisa para evitar distrações no trabalho é dividir em partes menores e mais viáveis todas as tarefas que deve fazer por dia. Feito isso, escolha qualquer uma e concentre-se em fazê-la até terminar. Depois de concluir, pode passar para a próxima e assim por diante. Deve concentrar-se exclusivamente num único objetivo até alcançá-lo. Estamos cientes de que eventos imprevisíveis às vezes ocorrem e por isso deve reservar a sua tarefa selecionada para se concentrar em algo mais importante. Nesses casos, não terá escolha a não ser “se distrair” com o inesperado, mas sempre que puder tente trabalhar sem ser multitarefa.
- Bloqueie as distrações
Ter 27 janelas abertas no seu browser ou verificar os seus perfis nas redes sociais regularmente torna muito difícil a tarefa de evitar distrações no trabalho e concentrar-se. Pode e deve evitar essas distrações silenciando as notificações, desligando o telefone ou colocando-o no modo “não incomodar” e adaptando o software de gestão da empresa no modo de ecrã cheio. Ruídos de fundo, como pessoas a conversarem ou o chamado “white noise” da TV, também podem ser os piores inimigos da concentração. Mas pode eliminar também essas distrações e trabalhar em silêncio com a ajuda de fones de ouvido com “cancelamento de ruído” ou se colocar no Spotify uma lista de músicas que ajudem na concentração.
- Comunique aos outros a sua necessidade de concentração
Como os escritórios geralmente são ambientes amplos e abertos, a equipa caminha de um lado para o outro, conversa e fala ao telefone, e por isso é essencial que comunique ao seu ambiente que precisa de concentrar-se. E eduque os seus colegas de trabalho para enviarem-lhe e-mails em vez de o interromperem, com as perguntas que desejam fazer. Dessa forma, quando puder, responderá. Caso contrário, interromperão quando menos espera e custar-lhe-á mais para recuperar a concentração no que estava a fazer. A chamada solução de recorrer a auriculares também não é má. Pode indicar aos seus colegas que, quando eles o veem com eles, está a tentar evitar distrações no trabalho.
- Faça as pausas apropriadas
Não seja excessivamente duro com o seu cérebro e deixe-o descansar a cada momento. Isso não significa que, dentro de 10 minutos após o início da tarefa, deva descansar. Mas 5 minutos a cada hora ajudarão o seu cérebro a estar “mais fresco” e permitirão que seja mais produtivo. Se observar que a sua visão está embaciada ou turva e achar que é especialmente difícil concentrar-se, levante-se da sua mesa, estique as pernas, aproveite a oportunidade para tomar um café ou algo mais. Desta forma, descobrirá que, quando voltar ao seu trabalho, será muito mais fácil evitar distrações.
- Faça a gestão do seu tempo
Ao falar sobre distrações no trabalho, não queremos dizer apenas nas redes sociais ou no youtube. Pode acontecer que seja o próprio trabalho que o distraia da sua tarefa. É importante distinguir e priorizar o tipo de tarefas a serem executadas. Algumas são mais importantes e urgentes que outras. Passar muito tempo em tarefas menos importantes é considerado uma distração em si. Se, no final da sua jornada laboral, sentir que não avançou nada, considere essas pequenas tarefas como meras distrações. Afinal, é isso que realmente são, pois estão a afastá-lo do trabalho que realmente deveria estar a realizar.
Como você pode ver, as etapas a seguir para evitar distrações no trabalho não são complicadas. Cabe a si aplicar e aumentar a sua capacidade de concentração e produtividade.